2018. január 17. szerdaAntal, Antónia
-2°Kolozsvár >> Más város
kolozsvári események >> Más város

Az önkéntesszervezés

2001. szeptember 10. 15:39, utolsó frissítés: 15:39

Legelőször is talán érdemes elgondolkozni azon, hogy szervezetünk számára nem azért lesz értékes az elvégzett feladat, mert önkéntes látta el, hanem azért, mert mindenki számára hasznos az eredmény, mert azt kaptuk végeredményként, amire számítottunk, amit vártunk. Hogy mindez a valóságban így történhessen, komoly előkészítő munkának kell megelőznie az önkéntesek "alkalmazását".




Mit jelent ez a gyakorlatban?
A nonprofit szervezetekre általánosan jellemző, hogy több szolgáltatást (projektet) is futtatnak egyidőben klienseik számára. Természetesen ezek megvalósításához emberekre van szükség. Így a projekt megtervezése során esik legelőször szó arról, hogy kell-e külső embereket is bevonni a biztonságos munkavégzéshez vagy nem. Ha erre a kérdésre igennel válaszol a szervezet, biztosan túl van már az olyan megfontolásokon, mint:
Van-e elegendő idő ahhoz, hogy megfelelő számú (szakértelemmel bíró) önkéntest találjunk?
Van-e megfelelő anyagi fedezetünk a szervezéssel kapcsolatos kiadásokra (mert minden pénzbe kerül!)?
Konkrétan meg tudjuk-e mondani, hogy miért éri meg nekünk önkénteseket foglalkoztatni az adott munkakörben?
Van-e arra kapacitása a szervezetnek, hogy legalább egy ember foglalkozhasson a szervezési munkákkal, azaz elláthassa a koordinátori feladatokat?



Az önkéntes-koordinátor szerepe
Megválasztásánál érdemes szem előtt tartani, hogy ez a fajta koordinátori tevékenység mindenképpen plusz munkát fog annak jelenteni, aki saját, napi teendői mellett elvállalja ezt a feladatot. És nem csak akkor, amikor önkénteseink már "akcióban" vannak, hanem valószínűleg az összes előkészítő munkát is neki kell majd elvégeznie. Éppen ezért a legszerencsésebb, ha a munkatársaknak lehetőségük van arra , hogy önmaguk dönthessék el, akarják-e vállalni ezt a feladatot vagy sem. Ha erre nincs lehetőség, tartsuk szem előtt a már említett szempontokat, és próbáljunk olyan személyt választani, akinek leginkább belefér még az idejébe ez a munkakör, vagy már van valamilyen tapasztalata e téren (pl. maga is volt már önkéntes).
Az önkéntes-koordinátorra a következő okok miatt van szükség:
-- ő méri fel az önkéntesek készségeit, képességeit, hogy milyen munkát lesznek képesek jól ellátni (ami mind a szervezeteknek, mind az önkéntesnek megfelel);
-- folyamatosan koordinálja, felügyeli az elvégzett munkát;
-- ha szükség van rá, beavatkozik a folyamatokba (vagy segítségnyújtással, vagy másik munkakör megjelölésével);
-- fenntartja az önkéntesek és a stáb közötti folyamatos kommunikációt.
A szervezetnek a következőket kell biztosítania ahhoz, hogy mindezek zavartalanul megvalósulhassanak a munka során: tisztázott működési keretek, jogkörök, illetve, hogy mikor és miben dönthet egyedül az önkéntes-koordinátor. Természetesen ez nemcsak számára kell, hogy egyértelmű legyen, hanem valamennyi stábtag számára is.

I. Az önkéntesszervezés megtervezése
A munkakörök megtervezése, rögzítése
Ebben a szakaszban már készen kell lennie a projekttervnek, mely tartalmazza, hogy kinek, mikor, hol, kikkel és mit szolgálhatunk. Ebből a tervből derül ki, hogy milyen szervezési és lebonyolítási munkák várhatóak, és ehhez hány önkéntesre van szükségünk.
Ha mindezt tisztáztuk, akkor a stáb valamennyi érintett tagjával egyeztetve célszerű az elvárásokat írásos formában is rögzíteni éppen úgy, mint egy konkrét munkaköri leírás esetében. Gondoljunk arra, hogy milyen szempontok alapján fogjuk értékelni az önkénteseink által elvégzett feladatokat majd a végső értékeléskor, vagyis melyek azok a minimális és maximális elvárások, amelyeket el kell érnünk, meg kell valósítanunk ahhoz, hogy tényleg sikeres legyen a munkánk a projekt szempontjából és a kliens szemszögéből, valamint a sajátunkból nézve is.

Milyen a jó munkaköri leírás?
-- sajátjuknak érezhetik önkénteseink az általuk elvállat feladatokat;
-- lehetőség van gondolkodásra (ne csak olyan feladatokkal bízzuk meg őket, ahol erős kézre, lábra, esetleg még nagy tüdőre is szükség van a lótás-futás miatt, hanem merjünk olyan feladatokat is rájuk bízni, ahol kamatoztathatják szellemi képességeiket is);
-- az eredményekért való felelősség (konkrét célokat kell a feladatok végzése során elérni);
-- bizonyos mércéknek meg kell felelni (ezáltal erősíthetjük önkénteseinkben, hogy mi is megnézzük, hogy kit bízunk meg az adott feladattal, tehát bizonyos elvárásoknak a szervezet és a munkakör szempontjából meg kell felelniük).

A toborzás
Talán a toborzás a legnehezebb feladat az egész szervezési munka során, hiszen ettől függ majd, hogy mennyi idő alatt tudjuk elérni a kívánt önkéntes-létszámot.
Formáját illetően beszélhetünk: a) széleskörű, b) célzott, c) koncentrikus toborzásról.
A széleskörű toborzással akkor célszerű élni, ha olyan alkalmakra, eseményekre keresünk sok önkéntest, ahol nincs szükség speciális képzettségre (pl. rendezvényeken kisegítő feladatok stb.).

Célzott toborzás esetében már megjelennek a munkával kapcsolatban megfogalmazott speciális igények, elvárások. Legtöbbször ez valamilyen képzettséget, speciális tudást feltételez, így általában nem mindegy nekünk, hogy ki végzi el az adott feladatokat. Ilyen speciális igény lehet a projekt zavartalan működése szempontjából, hogy pl. a hátrányos helyzetű családok gyermekei számára szervezett nyári táborba csak szakképzett nevelők jöjjenek önkéntes alapon segíteni.

A bizalmi alapon szerveződő munkák esetében (ott ahol fontos a személy megbízhatósága, referenciái), vagy ott, ahol rövid idő alatt kell megszerveznünk önkénteseink csapatát, alkalmazható a koncentrikus toborzás. E fajta toborzási forma esetén felhívjuk telefonon vagy élőszóban szólunk annak a személynek, aki már valamilyen módon egyébként is kötődik, kapcsolódik a szervezethez (vagy mert családtag, barát, volt már önkéntesünk, esetleg kollegánk vagy mert valamikor, valamelyik sikeres rendezvényünkön kliensünk volt).
Egyszerűen, könnyen, kevés energia befektetésével lehet őket felkérni és meggyőzni, mert ismernek minket, mi pedig megbízunk bennük.

A toborzás eszköze: a meggyőzés
Alapvetően kétféle módon: írásos formában vagy szóban próbáljuk meggyőzni a kiválasztott célcsoportot az elvégzendő feladatok fontosságáról.

E kettő közül az írásos forma az, melyet nehezebb használni, mivel vannak bizonyos formai elemek, megkötések, melyek között úgy kell egyensúlyoznunk, hogy a legmegfelelőbb hatást érjük el. Már az maga nagy kihívás, hogy hirdetésünk olvasható legyen (legyen az plakát, kisebb szóróanyag vagy egy újsághirdetés). Környezetünk tele van mindenféle falragasszal, plakáttal, postaládánk pedig változatosnál változatosabb, színesebbnél színesebb hirdetési újságokkal. Mindezeket figyelembe véve igazán kreatívnak kell lennünk ahhoz, hogy ebben az információtengerben mi is célt tudjunk érni.

Ha mégis írásos forma mellett döntöttünk, érdemes szem előtt tartani a következőket:
-- már a nyitás, a forma (és esetleg a formátum is) keltse fel az érdeklődést;
-- a szöveg legyen rövid, áttekinthető;
-- megfelelő sorrendben szerepeljenek az információk (mivel foglalkozik a szervezet, mi lenne a munka, honnan, kitől lehet további információt szerezni);
-- legyen könnyen érthető a szöveg (olvastassuk el valakivel, aki egyáltalán nem érintett, és kérdezzük meg tőle, hogy mit mond neki a hirdetés, merültek-e fel benne kérdések olvasás közben stb.);
-- essék szó arról, milyen haszna, előnye van az adott munkának.
Szóbeli meggyőzés esetén gyakorlatilag ugyanezek a kritériumok érvényesek, azzal a különbséggel, hogy az idő képezi mondandónk keretét, és nem a papír mérete. Ebben az esetben plusz előnyt jelent, hogy személyesen találkozunk azokkal, akiket meg akarunk győzni, így a hallgatóban menet közben megfogalmazódott kérdésekre helyben válaszolni tudunk. És nyilván sokkal többet tudunk elmondani, mint írásban.

II. Önkéntesek a szervezetben
Felvétel és munkába való beosztás
Ha a fent említett teendőkön már túl vagyunk, nagy esélyünk van arra, hogy a megjelölt "felvétel" napján szép számban tolongjanak irodánk ajtaja előtt a szabad kapacitásukat örömmel felajánló önkéntesek. Abban az esetben, ha valamilyen speciális elvárásnak kell megfeleltetnünk jövőbeni segítőnket, nem spórolható meg a felvételi interjú. Ez a beszélgetés természetesen nem olyan súlyú, mint egy állásinterjú, de nem szabad elfelejteni, hogy nekünk fontos olyan embereket találni, akikre rá lehet bízni az adott feladatot, akik nem hagynak minket cserben menet közben, akik megcsinálják amit megígértek.

Ami miatt még fontos lehet:
-- megnöveli a munka értékét;
-- az önkéntes is felteheti kérdéseit mielőtt dönt;
-- megismerhetjük motivációit, elvárásait.

Amit érdemes lehet megkérdezni egy ilyen interjú alkalmával:
-- Mi keltette fel az érdeklődését?
-- Mit vár a munkától?
-- Szerinte milyen lenne a számára leginkább megfelelő munka?
-- Milyen felügyeletet igényel munkája során?
-- Végzett-e már önkéntes munkát? (hol és mit?) Mi tetszett benne, mik voltak a tapasztalatai?

Ha megvannak az embereink, érdemes "szerződést" kötni velük, hogy még egyszer tisztázzuk a kereteket és feltételeket. Ez nem a munkajogi felelősségrevonás miatt fontos, hiszen ebben az esetben erről szó sincs, hanem azért, hogy a szervezet számára legyen egyfajta garancia arra, hogy az önkéntes valóban eljön, és elvégzi az általa megjelölt munkát, az önkéntes számára pedig egyértelművé teszi, hogy ki, mikor, mit kérhet tőle, mit kell csinálnia stb.

Az önkéntesek közötti fluktuációnak egyik oka lehet ennek a szerződéskötésnek, a mindenki számára tisztázott működési keretnek a hiánya. Ez nemegyszer azt eredményezi, hogy az önkéntestől bárki bármit kérhet. (Legelőször még arról van szó, hogy pl. heti két alkalommal vállal telefonügyeletet a szervezet irodájában, aztán szép lassan a feladatok elkezdenek szaporodni, a végén már az idegennyelvű levelezést is ő intézi, mert történetesen kiderült róla, hogy beszél még két nyelvet.) A megszaporodott munkák miatt, és hogy mindig az aktuális igények döntik el, hogy az előzőkhöz képest mit kérnek tőle, mindez az önkéntest kellemetlen helyzetbe hozza. Ennek nyilvánvalóan egyik leghatékonyabb feloldási lehetősége, ha gyorsan otthagyja a szervezetet.

Ha az önkéntesünknek nem tudunk a szervezetnél munkát biztosítani, ne utasítsuk el, hanem próbáljunk meg valamilyen megoldást találni számára (ha már felajánlotta segítségét), mondjuk, egy másik munkakörben, esetleg más időpontban, vagy akár másik szervezetnél.

Orientáció és képzés
Az orientáció az általános beilleszkedést szolgálja, és itt kiemelten fontos szerep jut az önkéntes-koordinátornak. Ő az, aki megismerteti az önkénteseket a szervezeten belüli viszonyokkal, szabályokkal, melyekkel együtt vagy azok mentén kell majd munkájukat végezniük. Ilyen szabályok vonatkozhatnak a munkavégzésre, az információkra, a belső stábtagok közötti kommunikációra, vagy egyszerűen az anyag- és eszközhasználatra.
Természetesen mindezek mellett azt is tudniuk kell az önkénteseinknek, hogy kikkel fognak együtt dolgozni. Nyilván lesznek olyan stábtagok, akikkel nem kerülnek konkrét munkakapcsolatba, de lesznek olyanok is, akikkel együtt kell majd feladatokat megoldaniuk. Főleg ebben az esetben jó, ha mindjárt az elején elmondjuk önkéntesünknek, hogy kitől miben kérhet segítséget, ki miben és milyen mértékben kompetens.

Ha önkéntesünk sok szempontból megfelel (igazán jól illeszkedik a szervezeti kultúrába, jól lehet vele kommunikálni, sok időt tud ránk fordítani stb.), de hiányzik valamilyen tudás vagy készség, amely az adott feladat elvégzéséhez szükséges, akkor kerülhet sor az önkéntes képzésére. Ennek során olyan ismeretekkel láthatjuk el, amelyek nemcsak a sikeres munkát fogják garantálni, hanem szorosabbra is fogják fűzni a szervezet és az önkéntes közötti kapcsolatot.

Ennek a képzésnek nem kell feltétlenül beiskolázást jelentenie, lehet, hogy (házon belüli) belső képzéssel is elérhető a kívánt eredmény. Sőt, sok esetben csak így lehet a feladatnak és az embernek megfelelő, egyedi képzést biztosítani.

Felügyelet
Munkavégzés közben az önkéntesek különböző módon és mértékben igénylik a felügyeletet.

A kontrollnak a következő fokozatai lehetnek:
-- Önálló önkéntesek -- azok az "ideális" segítők, akik menet közben a megjelölt és számukra is egyértelműen tisztázott keretek között önmaguk is képesek a felmerült problémák megoldására, így minimális segítségnyújtást igényelnek. Emellett biztosak lehetünk abban, hogy folyamatosan az általunk meghatározott tempóban megy a munka.
-- Rendszeres beszámolók -- ebben az esetben meghatározott időközönként kérünk tájékoztatást arról, hogy hol tart a munka stb. Ez a fajta felügyelet az irodán kívül eső feladatok elvégzése esetében jellemző (pl. házi beteggondozás esetében), és ha a kontroll más módon megoldható.
-- Előzetes jóváhagyás -- az önkéntes csak az általunk előzőleg jóváhagyott feladatot végezheti el, ennek elvégzése után kerülhet sor a következő feladat kijelölésére.
-- Teljes irányítás -- ebben az esetben önkéntesünknek lépésről lépésre meg kell szabnunk, hogy mit, mikor, hogyan csináljon annak érdekében, hogy a munka eredménye garantált legyen. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy nem bízunk meg az önkéntesben, hanem elképzelhető, hogy maga a munka jellege igényli ezt a fajta ellenőrzést.
Bármelyik kontrollal is élünk, rendszeres önkéntes-stábértekezletre van szükség. Ezek gyakoriságát az igények szabják meg leginkább, s nemcsak a munka megbeszélésére, de a felmerült problémák tisztázására is jó alkalmat adnak.
Emellett folyamatosan nyomon lehet követni az önkéntesek motivációinak esetleges változását. Elképzelhető ugyanis, hogy kezdetben a legfőbb húzóerő maga a tevékenység volt, de menet közben a társaság lett a fontos.
Probléma akkor van, ha menet közben a kezdetben meglévő motivációk eltűnnek, mert ezzel a megtartó erő is elvész. Ha ezt idejében észreveszi az önkéntes-koordinátor, még van idő a beavatkozásra, ami jelentheti pl. egy új munkakör megjelölését vagy új kollégákkal való együttműködést stb.

Köszönet és elismerés
Ennél a szakasznál már túl vagyunk a projekten, már végbementek az események, mindenki elvégezte a maga feladatát. Még az értékelés előtt érdemes megköszönni az önkéntesünknek, hogy hajlandó volt idejéből és tudásából áldozni ránk.
Akár a felügyelet esetében, ez esetben is különböző módon és fokon megnyilvánuló köszönetnyilvánítást igényelhetnek az önkénteseink.

Ezek szerint:
1.) Teljesítményorientált önkénteseknél fontos a konkrét eredményekre utalás, azaz, hogy a stábtagok elismerik eredményeit, tehát megfelelt a felálított mércéknek.
2.) Kapcsolatorientált önkénteseknél lényeges, hogy a közösség előtt történjen a köszönetnyilvánítás (ez esetben a hangvétel legyen személyes).
3.) Az elismerésorientált önkéntesek számára egyfajta előléptetésnek számít a köszönetnyilvánítás, melynek akkor van igazi értéke, ha pl. a vezetőtől, tehát "nagy névtől" kapja.

A köszönetnyilvánítás és az elismerés természetesen nemcsak a projekt végeztével kell, hogy fontos legyen, hanem menet közben is. Abban az esetben van igazán értelme és értéke, ha ez:
-- változatos formában történik;
-- ha mindig őszinte;
-- ha a személynek szól és nem a munkának;
-- arányban áll a teljesítménnyel;
-- megfelelő időben történik.

Értékelés
Az értékelésnél ketté kell választani a projektnek és az önkéntesek munkájának az értékelését.
Az előbbi esetben nyilván olyan belső, szakmai értékelésről van szó, amikor talán olyan, csak a szervezetre vonatkozó információk hangzanak el, melyeket nem feltétlenül akarunk a nagy nyilvánoság tudomására hozni.
Az önkéntesekkel történő értékelésnél arról kaphatunk visszajelzéseket, hogy milyen volt a feladatuk, milyen nehézségek merültek fel menet közben, hogy milyennek látták a szervezetet ők munka közben.
Mindkét esetben még a tervezés szakaszában előre meghatározott szempontok alapján kell, hogy történjen az értékelés.
Az elhangzott értékelési szempontokról érdemes írásos dokumentumot is készíteni, hogy az valóban használható legyen a jövőben annak érdekében, hogy tudjuk, a következő alkalommal mit kell másként csinálnunk, vagy éppen mi az, amit mindenképpen érdemes megtartani.

Az értékelésnél van még egy dolog, amelyen érdemes elgondolkodni, mert az egész önkéntesszervezési munkánkra hatással lehet a jövőben. Azon, hogy az önkéntes munkaerő igénybevételével a megfelelő megoldást választottuk-e, és nem jártunk-e volna jobban, ha más módon oldjuk meg ezt a problémát, mondjuk részidős, ámde fizetett alkalmazottal.

(A fenti összefoglaló a Civil Társadalom Fejlődéséért Alapítvány Mi fán terem? kiadványsorozatában megjelent Az önkéntesszervezés című füzet alapján készült.)

Ha tetszett a cikk, lájkold a Transindexet!

ÉletmódRSS